1. Die nachfolgenden Bestimmungen regeln die Nutzung sämtlicher von der pingolf.de (folgend pingolf genannt) entgeltlich und unentgeltlich bereitgestellten Software, Datenbanken, Applikationen, Informationen, Musterverträge, Erläuterungen, Schulungen und sonstigen Diensten (folgend Dienste genannt).
2. Im Software Paket sind folgende Leistungen enthalten:
   1. Im Software Paket sind folgende Leistungen enthalten.
   2. Nutzung unserer Software mit der jeweiligen Leistungsbeschreibung des Vertragsangebotes.
   3. Zugriff auf die Software unabhängig vom Standort, eine Internetverbindung wird vorvorausgesetzt. Die Software befindet sich physisch nicht beim Kunden. Der Zugang erfolgt mittels Benutzernamen und Passwort.
   4. Bereitstellung von Speicherplatz auf unseren Servern entsprechend der Datenerstellung wie Bilder etc.
   5. Updates können zu veränderten Benutzeroberflächen führen, der Kunde wird entsprechend unterrichtet und mittels eines neuen Handbuchs auf neue Vorgehensweisen hingewiesen.
   6. Weitere Leistungen wie zusätzliche Arbeitsplätze kann der Kunde beantragen, aktuelle Konditionen finden sich immer auf der Homepage www.pingolf.de.
   7. Die Funktionen der Software werden explizit in der Leistungsbeschreibung der Buchung erfasst.

1. Der Kunde wird dafür Sorge tragen, dass die Software ausschließlich von seinem Unternehmen genutzt wird und seine Mitarbeiter namentlich genannt werden.
2. Der Kunde meldet jede Änderung der namentlichen Änderung (Deaktivierung, Aktivierung) per E-Mail, Fax oder Brief.
3. Der Kunde verpflichtet sich den zur Verfügung gestellten Speicherplatz nicht rechtswidrig und/oder missbräuchlich zu nutzen.
4. pingolf ist von sämtlichen Ansprüchen Dritter einschließlich anfallender Kosten befreit.
5. pingolf ist berechtigt bei der Übertragung der Bilddateien ein Wasserzeichen einzufügen welches dezent im Bild platziert ist.

1. Verstößt der Kunde gegen die Vertragsauflagen hat pingolf die Möglichkeit eine sofortige Kündigung des Vertragsverhältnisses auszusprechen.
2. Macht der Kunde oder einer seiner Mitarbeiter die Software Dritten zugänglich ohne dies vorab abzuklären, erhebt pingolf eine Pauschalgebühr von 300 Euro zzgl. MwSt. in gesetzlicher Höhe

1. pingolf wird die Software in eigenen Rechenzentren oder bei externen Dienstleistern betreiben.
2. Der Kunde erhält sämtliche Zugangsdaten um jederzeit auf die Software zugreifen zu können.
3. pingolf garantiert eine durchschnittliche Erreichbarkeit der Software von mehr als 95% auf das gesamte Kalenderjahr bezogen.
4. Sollten Wartungsarbeiten anstehen, wird pingolf den Kunden zeitnah informieren.
5. Ausschlaggebend für die Beurteilung der Verfügbarkeit sind die von pingolf vorgenommenen Messungen. Errechnet wird dies stundengenau mit Abzug der Zeit für Wartungsarbeiten. Diese werden nicht mit zur Verfügbarkeit eingerechnet. Als nicht verfügbar gilt die Software wenn keinerlei Arbeiten möglich sind.
6. In Fällen höherer Gewalt wird pingolf von seinen vertraglichen Verpflichtungen freigestellt.

1. Die Vergütung ergibt sich aus dem geschlossenen Vertrag.
2. Zusatzleistungen sind entweder auf der Homepage www.pingolf.de aufgeführt, ansonsten preislich verhandelbar.

1. Die Vertragslaufzeit und die ordentlichen Kündigungsfristen sind in den jeweiligen Angeboten ersichtlich. Ist dort nichts genannt, gilt eine Vertragslaufzeit von 12 Monaten. Wird der Vertrag nicht spätestens zwei Monate vor Ablauf gekündigt, verlängert sich dieser um weitere 12 Monate.
2. Eine außerordentliche Kündigung durch pingolf kann erfolgen, wenn:
   1. der Kunde seiner Zahlungsverpflichtung in einem Monat nicht nachgekommen ist.
   2. der Kunde in mehr als drei Fällen nur eine Teilzahlung leistet.
   3. der Kunde insolvent ist.
   4. besondere Umstände vorliegen, die eine sofortige Kündigung rechtfertigen.
3. Eine außerordentliche Kündigung durch den Kunden kann erfolgen, wenn:
   1. pingolf in mehr als zwei aufeinander folgenden Monaten keine Leistungen erbringt.
   2. 4rans insolvent ist.
4. Jede Kündigung bedarf der Schriftform.

1. Beide Vertragspartner verpflichten sich, über die ihnen anvertrauten, zugänglich gemachten oder sonst bekannt gewordenen Geschäftsgeheimnisse des jeweils anderen Partners Stillschweigen gegenüber Dritten zu bewahren und solche Geschäftsgeheimnisse auch nicht selbst auszuwerten. Diese Verpflichtung betrifft insbesondere alle geschäftlichen, betrieblichen, organisatorischen und technischen Informationen und Kenntnisse, die nur einem beschränkten Personenkreis zugänglich sind, von einem Vertragspartner als vertraulich bezeichnet werden oder aber angesichts der Folgen einer möglichen Offenlegung nach Treu und Glauben als vertraulich zu behandeln sind.
2. Als Dritte gelten nicht mit den Vertragspartnern unmittelbar oder mittelbar verbundene Unternehmen.
3. Beide Vertragspartner sind verpflichtet, entsprechende Geheimhaltungspflichten mit ihren Mitarbeitern und/oder Erfüllungsgehilfen und sonstigen Dritten, die in die Vertragsausführung eingeschaltet werden, zu vereinbaren.
4. Es besteht ein Sonderkündigungsrecht wenn pingolf keine Leistungen in mehr als zwei aufeinanderfolgenden Monaten erbringen kann.
5. Die beiderseitige Geheimhaltungspflicht gilt zeitlich unbegrenzt, sie endet nicht mit Vertragsbeendigung.

1. Gegenstand und Dauer des Auftrags
   Die Auftragsverarbeitung beruht auf den mit Ihnen geschlossenen Vertrag.
   Die Dauer entspricht Ihren aktuellen Vertragslaufzeiten.
2. Konkretisierung des Auftragsinhalts
   Art und Zweck der Verarbeitung personenbezogener Daten sind in der Leistungsbeschreibung konkret beschrieben. Die Erbringung der vertraglich vereinbarten Datenverarbeitung findet ausschließlich innerhalb der Europäischen Union statt. Jede Verlagerung in ein Drittlandbedarf der vorherigen Zustimmung des Auftraggebers.

   Gegenstand der Verarbeitung personenbezogener Daten sind folgende Datenarten:

   • Personendaten
   • Kommunikationsdaten (E-Mail)
   • Vertragsstammdaten (Vertragsbeziehung)
   • Kundenhistorie
   • Vertragsabrechnungs- ud Zahlungsdaten
   • Planung- und Steuerungsdaten
   • Auskunftsangaben (von Dritten, z.B. Auskunftskarteien etc.)

   Die Kategorie der durch die Verarbeitung betroffener Personen umfassen:

   • Kunden
   • Interessenten
   • Eigentümer
   • Abonnenten
   • Beschäftigte
   • Lieferanten
   • Handelsvertreter
   • Ansprechpartner
   • Geschäftspartner

3. Technische und organisatorische Maßnahmen
   1. Der Auftragnehmer hat die Umsetzung der im Vorfeld der Auftragsvergabe dargelegten und erforderlichen technischen und organisatorischen Maßnahmen vor Beginn der Verarbeitung, insbesondere hinsichtlich der konkreten Auftragsdurchführung zu dokumentieren und dem Auftraggeber auf Wunsch zur Prüfung zu übergeben. Bei Akzeptanz durch den Auftraggeber werden die dokumentierten Maßnahmen Grundlage des Auftrags. Soweit die Prüfung/ein Audit des Auftraggebers einen Anpassungsbedarf ergibt, ist dieser einvernehmlich umzusetzen.
   2. Der Auftragnehmer hat die Sicherheit gem. Artt. 28 Abs. 3 lit. c, 32 DS-GVO insbesondere in Verbindung mit Art. 5 Abs. 1, Abs. 2 DS-GVO herzustellen. Insgesamt handelt es sich bei den zu treffenden Maßnahmen um Maßnahmen der Datensicherheit und zur Gewährleistung eines dem Risiko angemessenen Schutzniveaus hinsichtlich der Vertraulichkeit, der Integrität, der Verfügbarkeit sowie der Belastbarkeit der Systeme. Dabei sind der Stand der Technik, die Implementierungskosten und die Art, der Umfang und die Zwecke der Verarbeitung sowie die unterschiedliche Eintrittswahrscheinlichkeit und Schwere des Risikos für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen im Sinne von Art. 32 Abs. 1 DS-GVO zu berücksichtigen.
   3. Die technischen und organisatorischen Maßnahmen unterliegen dem technischen Fortschritt und der Weiterentwicklung. Insoweit ist es dem Auftragnehmer gestattet, alternative adäquate Maßnahmen umzusetzen. Dabei darf das Sicherheitsniveau der festgelegten Maßnahmen nicht unterschritten werden. Wesentliche Änderungen sind zu dokumentieren.
4. Berichtigung, Einschränkung und Löschung von Daten
   1. Der Auftragnehmer darf die Daten, die im Auftrag verarbeitet werden, nicht eigenmächtig sondern nur nach dokumentierter Weisung des Auftraggebers berichtigen, löschen oder deren Verarbeitung einschränken. Soweit eine betroffene Person sich diesbezüglich unmittelbar an den Auftragnehmer wendet, wird der Auftragnehmer dieses Ersuchen unverzüglich an den Auftraggeber weiterleiten.
   2. Soweit vom Leistungsumfang umfasst, sind Löschkonzept, Recht auf Vergessenwerden, Berichtigung, Datenportabilität und Auskunft nach dokumentierter Weisung des Auftraggebers unmittelbar durch den Auftragnehmer sicherzustellen.
5. Qualitätssicherung und sonstige Pflichten des Auftragnehmers
   Der Auftragnehmer hat zusätzlich zu der Einhaltung der Regelungen dieses Auftrags gesetzliche Pflichten gemäß Artt. 28 bis 33 DS-GVO; insofern gewährleistet er insbesondere die Einhaltung folgender Vorgaben:
   Der Auftragnehmer ist nicht zur Bestellung eines Datenschutzbeauftragten verpflichtet. Als Ansprechpartner beim Auftragnehmer wird Herr Mariusz Pinior, 02501/70090000, info@pingolf.de benannt.
   Die Wahrung der Vertraulichkeit gemäß Artt. 28 Abs. 3 S. 2 lit. b, 29, 32 Abs. 4 DS-GVO. Der Auftragnehmer setzt bei der Durchführung der Arbeiten nur Beschäftigte ein, die auf die Vertraulichkeit verpflichtet und zuvor mit den für sie relevanten Bestimmungen zum Datenschutz vertraut gemacht wurden. Der Auftragnehmer und jede dem Auftragnehmer unterstellte Person, die Zugang zu personenbezogenen Daten hat, dürfen diese Daten ausschließlich entsprechend der Weisung des Auftraggebers verarbeiten einschließlich der in diesem Vertrag eingeräumten Befugnisse, es sei denn, dass sie gesetzlich zur Verarbeitung verpflichtet sind.
   Die Umsetzung und Einhaltung aller für diesen Auftrag erforderlichen technischen und organisatorischen Maßnahmen gemäß Artt. 28 Abs. 3 S. 2 lit. c, 32 DS-GVO (Anlage1)
   Der Auftraggeber und der Auftragnehmer arbeiten auf Anfrage mit der Aufsichtsbehörde bei der Erfüllung ihrer Aufgaben zusammen.
   Die unverzügliche Information des Auftraggebers über Kontrollhandlungen und Maßnahmen der Aufsichtsbehörde, soweit sie sich auf diesen Auftrag beziehen. Dies gilt auch, soweit eine zuständige Behörde im Rahmen eines Ordnungswidrigkeits- oder Strafverfahrens in Bezug auf die Verarbeitung personenbezogener Daten bei der Auftragsverarbeitung beim Auftragnehmer ermittelt.
   Soweit der Auftraggeber seinerseits einer Kontrolle der Aufsichtsbehörde, einem Ordnungswidrigkeits- oder Strafverfahren, dem Haftungsanspruch einer betroffenen Person oder eines Dritten oder einem anderen Anspruch im Zusammenhang mit der Auftragsverarbeitung beim Auftragnehmer ausgesetzt ist, hat ihn der Auftragnehmer nach besten Kräften zu unterstützen.
   Der Auftragnehmer kontrolliert regelmäßig die internen Prozesse sowie die technischen und organisatorischen Maßnahmen, um zu gewährleisten, dass die Verarbeitung in seinem Verantwortungsbereich im Einklang mit den Anforderungen des geltenden Datenschutzrechts erfolgt und der Schutz der Rechte der betroffenen Person gewährleistet wird.
   Nachweisbarkeit der getroffenen technischen und organisatorischen Maßnahmen gegenüber dem Auftraggeber im Rahmen seiner Kontrollbefugnisse nach Ziffer 7 dieses Vertrages.
6. Unterauftragsverhältnisse
   Als Unterauftragsverhältnisse im Sinne dieser Regelung sind solche Dienstleistungen zu verstehen, die sich unmittelbar auf die Erbringung der Hauptleistung beziehen. Nicht hierzu gehören Nebenleistungen, die der Auftragnehmer z.B. als Telekommunikationsleistungen, Post-/Transportdienstleistungen, Wartung und Benutzerservice oder die Entsorgung von Datenträgern sowie sonstige Maßnahmen zur Sicherstellung der Vertraulichkeit, Verfügbarkeit, Integrität und Belastbarkeit der Hard- und Software von Datenverarbeitungsanlagen in Anspruch nimmt. Der Auftragnehmer ist jedoch verpflichtet, zur Gewährleistung des Datenschutzes und der Datensicherheit der Daten des Auftraggebers auch bei ausgelagerten Nebenleistungen angemessene und gesetzeskonforme vertragliche Vereinbarungen sowie Kontrollmaßnahmen zu ergreifen.
   Der Auftragnehmer darf Unterauftragnehmer (weitere Auftragsverarbeiter) nur nach vorheriger ausdrücklicher schriftlicher bzw. dokumentierter Zustimmung des Auftraggebers beauftragen.

   Die Auslagerung auf Unterauftragnehmer oder der Wechsel des bestehenden Unterauftragnehmerssind zulässig, soweit:

   der Auftragnehmer eine solche Auslagerung auf Unterauftragnehmer dem Auftraggeber eine angemessene Zeit vorab schriftlich oder in Textform anzeigt und
   der Auftraggeber nicht bis zum Zeitpunkt der Übergabe der Daten gegenüber dem Auftragnehmer schriftlich oder in Textform Einspruch gegen die geplante Auslagerung erhebt und
   eine vertragliche Vereinbarung nach Maßgabe des Art. 28 Abs. 2-4 DS-GVO zugrunde gelegt wird.

   Die Weitergabe von personenbezogenen Daten des Auftraggebers an den Unterauftragnehmer und dessen erstmaliges Tätigwerden sind erst mit Vorliegen aller Voraussetzungen für eine Unterbeauftragung gestattet.
   Erbringt der Unterauftragnehmer die vereinbarte Leistung außerhalb der EU/des EWR stellt der Auftragnehmer die datenschutzrechtliche Zulässigkeit durch entsprechende Maßnahmen sicher. Gleiches gilt, wenn Dienstleister im Sinne von Abs. 1 Satz 2 eingesetzt werden sollen.
   Eine weitere Auslagerung durch den Unterauftragnehmer bedarf der ausdrücklichen Zustimmung des Hauptauftraggebers (mind. Textform);
7. Kontrollrechte des Auftraggebers
   Der Auftraggeber hat das Recht, im Benehmen mit dem Auftragnehmer Überprüfungen durchzuführen oder durch im Einzelfall zu benennende Prüfer durchführen zu lassen. Er hat das Recht, sich durch Stichprobenkontrollen, die in der Regel rechtzeitig anzumelden sind, von der Einhaltung dieser Vereinbarung durch den Auftragnehmer in dessen Geschäftsbetrieb zu überzeugen.
   Der Auftragnehmer stellt sicher, dass sich der Auftraggeber von der Einhaltung der Pflichten des Auftragnehmers nach Art. 28 DS-GVO überzeugen kann. Der Auftragnehmer verpflichtet sich, dem Auftraggeber auf Anforderung die erforderlichen Auskünfte zu erteilen und insbesondere die Umsetzung der technischen und organisatorischen Maßnahmen nachzuweisen.
   Der Nachweis solcher Maßnahmen, die nicht nur den konkreten Auftrag betreffen, kann erfolgen durch
   • die Einhaltung genehmigter Verhaltensregeln gemäß Art. 40 DS-GVO;
   • die Zertifizierung nach einem genehmigten Zertifizierungsverfahren gemäß Art. 42 DS-GVO;
   • aktuelle Testate, Berichte oder Berichtsauszüge unabhängiger Instanzen (z.B. Wirtschaftsprüfer, Revision, Datenschutzbeauftragter, IT-Sicherheitsabteilung, Datenschutzauditoren, Qualitätsauditoren);
   • eine geeignete Zertifizierung durch IT-Sicherheits- oder Datenschutzaudit (z.B. nach BSI-Grundschutz).
   Für die Ermöglichung von Kontrollen durch den Auftraggeber kann der Auftragnehmer einen Vergütungsanspruch geltend machen.
8. Mitteilung bei Verstößen des Auftragnehmers
   Der Auftragnehmer unterstützt den Auftraggeber bei der Einhaltung der in den Artikeln 32 bis 36 der DS-GVO genannten Pflichten zur Sicherheit personenbezogener Daten, Meldepflichten bei Datenpannen, Datenschutz-Folgeabschätzungen und vorherige Konsultationen. Hierzu gehören u.a.
   1. die Sicherstellung eines angemessenen Schutzniveaus durch technische und organisatorische Maßnahmen, die die Umstände und Zwecke der Verarbeitung sowie die prognostizierte Wahrscheinlichkeit und Schwere einer möglichen Rechtsverletzung durch Sicherheitslücken berücksichtigen und eine sofortige Feststellung von relevanten Verletzungsereignissen ermöglichen
   2. die Verpflichtung, Verletzungen personenbezogener Daten unverzüglich an den Auftraggeber zu melden
   3. die Verpflichtung, dem Auftraggeber im Rahmen seiner Informationspflicht gegenüber dem Betroffenen zu unterstützen und ihm in diesem Zusammenhang sämtliche relevante Informationen unverzüglich zur Verfügung zu stellen
   4. die Unterstützung des Auftraggebers für dessen Datenschutz-Folgenabschätzung
   5. die Unterstützung des Auftraggebers im Rahmen vorheriger Konsultationen mit der Aufsichtsbehörde
   Für Unterstützungsleistungen, die nicht in der Leistungsbeschreibung enthalten oder nicht auf ein Fehlverhalten des Auftragnehmers zurückzuführen sind, kann der Auftragnehmer eine Vergütung beanspruchen.
9. Weisungsbefugnis des Auftraggebers
   
   1. Mündliche Weisungen bestätigt der Auftraggeber unverzüglich (mind. Textform).
   2. Der Auftragnehmer hat den Auftraggeber unverzüglich zu informieren, wenn er der Meinung ist, eine Weisung verstoße gegen Datenschutzvorschriften. Der Auftragnehmer ist berechtigt, die Durchführung der entsprechenden Weisung solange auszusetzen, bis sie durch den Auftraggeber bestätigt oder geändert wird.
10. Löschung und Rückgabe von personenbezogenen Daten
    1. Kopien oder Duplikate der Daten werden ohne Wissen des Auftraggebers nicht erstellt. Hiervon ausgenommen sind Sicherheitskopien, soweit sie zur Gewährleistung einer ordnungsgemäßen Datenverarbeitung erforderlich sind, sowie Daten, die im Hinblick auf die Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten erforderlich sind.
    2. Nach Abschluss der vertraglich vereinbarten Arbeiten oder früher nach Aufforderung durch den Auftraggeber – spätestens mit Beendigung der Leistungsvereinbarung – hat der Auftragnehmer sämtliche in seinen Besitz gelangten Unterlagen, erstellte Verarbeitungs- und Nutzungsergebnisse sowie Datenbestände, die im Zusammenhang mit dem Auftragsverhältnis stehen, dem Auftraggeber auszuhändigen oder nach vorheriger Zustimmung datenschutzgerecht zu vernichten. Gleiches gilt für Test- und Ausschussmaterial. Das Protokoll der Löschung ist auf Anforderung vorzulegen.
    3. Dokumentationen, die dem Nachweis der auftrags- und ordnungsgemäßen Datenverarbeitung dienen, sind durch den Auftragnehmer entsprechend der jeweiligen Aufbewahrungsfristen über das Vertragsende hinaus aufzubewahren. Er kann sie zu seiner Entlastung bei Vertragsende dem Auftraggeber übergeben.

1. Erfüllungsort Lieferung und Leistungen und Zahlungen ist Lünen.
2. Für den Fall, dass es zwischen den Vertragspartnern zu Meinungsverschiedenheiten über das Zustandekommen des Vertrages und/oder über die Auslegung von Vertragsbestimmungen und/oder bei der Durchführung des Vertrages kommen sollte, ist Lünen ausschließlicher Gerichtsstand. Sachlich zuständiges Gericht ist in jedem Fall das Landgericht, Kammer für Handelssachen.

1. Nebenabreden zu diesem Vertrag bestehen nicht. Änderungen und/oder Ergänzungen dieses Vertrages und alle weiteren Vereinbarungen bedürfen der Schriftform. Dies gilt auch für einseitige Erklärungen eines Vertragspartners (z.B. Kündigungen) sowie den Verzicht auf dieses Schriftformerfordernis.

1. Sollten einzelne Bestimmungen dieses Vertrags unwirksam oder undurchführbar sein oder nach Vertragsschluss unwirksam oder undurchführbar werden, bleibt davon die Wirksamkeit des Vertrages im Übrigen unberührt. An die Stelle der unwirksamen oder undurchführbaren Bestimmung soll diejenige wirksame und durchführbare Regelung treten, deren Wirkungen der wirtschaftlichen Zielsetzung am nächsten kommen, die die Vertragsparteien mit der unwirksamen bzw. undurchführbaren Bestimmung verfolgt haben.
   
   Die vorstehenden Bestimmungen gelten entsprechend für den Fall, dass sich der Vertrag als lückenhaft erweist.

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